Με βάση την εγκύκλιο οι διευθυντές των σχολικών μονάδων θα πρέπει να συμπληρώσουν και να αποστείλουν στην Υπηρεσία Προσωπικού του Υπουργείου, το σχετικό έντυπο για τις εξής κατηγορίες εκπαιδευτικών:
α) νεοδιοριζόμενοι επί δοκιμασία
β) συμβασιούχοι
γ) συμβασιούχοι πάνω σε έκτακτη βάση και
δ) όσοι επανέρχονται από ετήσια άδεια απουσίας με ή χωρίς απολαβές ή από άδεια ασθενείας.
Στην εγκύκλιο τονίζεται, επίσης, ότι «σε περίπτωση που κάποιος εκπαιδευτικός, μετά την αποστολή του εντύπου δεν παρουσιάζεται στο σχολείο σας, θα πρέπει να ενημερώνετε αμέσως γραπτώς την Υπηρεσία Προσωπικού για τις απαραίτητες ενέργειες».
Το Υπουργείο διευκρινίζει πως, όταν το σχολείο αιτείται να σταλεί αντικαταστάτης (για συνεχή αντικατάσταση) πρέπει αυθημερόν να ενημερώνεται γραπτώς η αρμόδια Υπηρεσία.
Επισημαίνει δε, ότι «σε περίπτωση υπερπληρωμής, λόγω του ότι δεν ειδοποιήθηκε έγκαιρα η Υπηρεσία Προσωπικού, θα καθίσταται υπεύθυνος, με όλες τις επιπτώσεις, ο διευθυντής του επηρεαζόμενου σχολείου».
