Το να επικοινωνείς με… το τίποτα φαίνεται ότι είναι αρκετά αγχωτικό!Για κάποιον περίεργο λόγο όταν ξέρουμε ότι ηχογραφούμαστε, λες και μπλοκάρουν τα εγκεφαλικά κυκλώματα και για κάτι που θα έπαιρνε κανονικά 20 δευτερόλεπτα χρειαζόμαστε 2 ολόκληρα λεπτά να το πούμε…
Κι από την άλλη, σκέψου τι περνάς όταν πρέπει να ακούσεις τα μηνύματά σου! Μια σειρά από ηχητικές ενοχλήσεις φτάνουν στα αυτιά σου, από ανθρώπους που κομπιάζουν και αγκομαχούν να διατυπώσουν μια ολοκληρωμένη πρόταση. Κι αν είναι φίλοι και γνωστοί, το ξεπερνάς! Τι γίνεται όμως στην περίπτωση που αναγκάζεσαι να αφήσεις μήνυμα στον τηλεφωνητή του υποψήφιου πελάτη σου ή -ακόμα χειρότερα- του μελλοντικού εργοδότη σου; Όταν δηλαδή παίζει ρόλο η πρώτη εντύπωση που θα δώσεις. Είναι σίγουρο ότι δεν θες να τον εκνευρίσεις με ένα ασαφές, μπουρδουκλωμένο και μακροσκελές ηχητικό μήνυμα…
Υπάρχουν τρόποι να παλέψεις τον τηλεφωνητή και να βγεις νικητής από τη μικρή σας αντιπαράθεση. Να λοιπόν πώς αφήνεις το τέλειο voicemail και, γιατί όχι, την καλύτερη πρώτη εντύπωση…
Επεξεργάσου τι πρόκειται να πεις πριν σηκώσεις το ακουστικό. Το ξέρεις, ακούς το χαρακτηριστικό «μπιπ», παγώνεις και ξεχνάς τι ήθελες να πεις! Κι αντί για λέξεις, βγαίνουν από το στόμα σου τραυλίσματα και σειρές όμοιων φθόγγων («εεεεε», «μμμμμ»). Προγραμμάτισε λοιπόν τι σκοπεύεις να πεις και μείνε στο πλάνο. Ιδιαίτερα αν πρόκειται να αφήσεις ένα σημαντικό μήνυμα, γράψε σε ένα χαρτί τα κύρια σημεία του «λογυδρίου» σου για να μην μπλοκάρεις. Έτσι θα έχεις κάποιες σημειώσεις να σου υπενθυμίζουν τι σκόπευες να πεις, ώστε να αφήσεις ένα σαφές, σύντομο και περιεκτικό voicemail.
Δήλωσε πρώτα το όνομά σου. Μπορεί να φαίνεται αυτονόητο, η πρακτική όμως των τηλεφωνητών άλλα υποδεικνύει! Πόσες φορές δεν έχεις ακούσει ένα μήνυμα που ο τύπος συνεχίζει και συνεχίζει να φλυαρεί και συ δεν ξέρεις καν ποιος είναι! Πέρα από ενοχλητικό για τον παραλήπτη, είναι και κακό για τον σκοπό του αποστολέα…
Πες το τηλεφωνικό σου νούμερο αμέσως μετά το όνομά σου. Δεν είναι λίγοι αυτοί που περιμένουν το τελευταίο κυριολεκτικά δευτερόλεπτο για να αφήσουν το τηλέφωνό τους, ενώ ξέρουν ότι είναι από τα σημαντικότερα στοιχεία του μηνύματος, ειδικά αν επιδιώκεις να σε καλέσει πίσω ένας άγνωστος. Σκέψου μόνο ότι ο παραλήπτης θα πρέπει να ξανακούσει όλο το μήνυμά σου για να γράψει το τηλέφωνό σου, αν δεν καραδοκούσε με στιλό και χαρτί από την αρχή!
Επανέλαβε τον αριθμό του τηλεφώνου σου. Μην ξεχνάς ποτέ ότι ο παραλήπτης θα πρέπει να γράψει το τηλέφωνό σου την ώρα ακριβώς που το λες. Βοήθησέ τον λοιπόν! Πες το τηλέφωνό σου αργά και καθαρά, χωρίς βιασύνες. Ωστόσο, ακόμα κι έτσι είναι δύσκολο να γράψεις ένα δεκαψήφιο νούμερο σωστά την πρώτη φορά που το ακούς. Επανέλαβε λοιπόν το τηλέφωνό σου, ώστε να μπορεί ο παραλήπτης να τσεκάρει αν το σημείωσε σωστά χωρίς να πρέπει να ξανακούσει όλο το αναθεματισμένο μήνυμα!
Δήλωσε τον σκοπό του τηλεφωνήματός σου. Όσο πιο συνοπτικά μπορείς, εξήγησε τον λόγο της κλήσης σου. Παίρνεις για να κανονίσεις κάποιο ραντεβού; Τηλεφωνείς για να δώσεις σχετικές πληροφορίες. Δεν είναι μυστικό, πες το στον άνθρωπο!
Βρες το κοινό έδαφος. Αν τηλεφωνείς σε έναν άγνωστο και είναι από τις φορές που μετράει η πρώτη εντύπωση, τότε το μήνυμά σου είναι η ευκαιρία σου των 30 δευτερολέπτων να κλέψεις τις εντυπώσεις και να ξεχωρίσεις! Ο καλύτερος τρόπος για να «συνδεθείς» με τον άγνωστο (και σημαντικό) παραλήπτη σε τόσο μικρό χρονικό διάστημα είναι με το να αναφέρεις έναν κοινό γνωστό. Ή έναν φορέα που συμμετέχετε και οι δυο. Οτιδήποτε θα σας φέρει πιο κοντά, είναι καλοδεχούμενο. Φτάνει να είσαι σύντομος…
Έσω περιληπτικός. Το ’παμε και θα το ξαναπούμε: μην κάνεις τον παραλήπτη σου να αναθεματίζει την ώρα και τη στιγμή που σήκωσες το ακουστικό! Κανείς δεν εκτιμά ένα πεντάλεπτο μήνυμα. Και κανείς δεν εκτιμά επίσης τον τύπο που τρώει τον χρόνο τους με τέτοιο θρασύ τρόπο. Αν νομίζεις ότι είσαι ο μοναδικός άνθρωπος στον κόσμο που άφησε σήμερα μήνυμα στον τηλεφωνητή του, κάνεις μέγα λάθος. Μια ντουζίνα ακόμα μοναδικών ανθρώπων στον κόσμο ένιωσαν το ίδιο και ο φουκαράς μένει με το ακουστικό στο χέρι για καμιά ώρα… Μην είσαι μέρος του προβλήματος!
Άσε συγκεκριμένο αίτημα. Τι θέλεις να κάνει ο παραλήπτης με το μήνυμά σου; Εντάξει, επιδιώκεις να σε πάρει τηλέφωνο, αλλά γιατί; Για να κλείσετε κάποιο ραντεβού; Για να απαντήσει σε μια ερώτησή σου; Ο παραλήπτης θα το εκτιμήσει δεόντως αν του εξηγήσεις τι θέλεις να κάνει πριν σε καλέσει, ώστε να κινηθεί ανάλογα. Με τον τρόπο αυτό θα τον διασφαλίσεις ότι δεν θα ξοδέψει κι άλλο πολύτιμο χρόνο όταν σε καλέσει πίσω προσπαθώντας να καταλάβει τι ακριβώς θες…
Άσε και το e-mail σου καλού κακού. Οι άνθρωποι θέλουν να έχουν επιλογές. Μην τους το στερείς! Ειδικά με το τηλέφωνο, τα πράγματα είναι κάπως περίεργα. Σε κάποιους αρέσει να επικοινωνούν μέσω τηλεφώνου, άλλοι πάλι είναι μαλωμένοι με τις τηλεπικοινωνίες και προτιμούν το «απρόσωπο» του e-mail. Για να εξασφαλίσεις λοιπόν το γεγονός ότι όντως θα επικοινωνήσει μαζί σου ο παραλήπτης, που είναι και το ζητούμενο φαντάζομαι, μετά τον τηλεφωνικό σου αριθμό πρόσθεσε και το e-mail σου. Αν μάλιστα ο παραλήπτης είναι άγνωστος και δεν ξέρεις τις επικοινωνιακές του συνήθειες, είναι απαραίτητο το mail σου∙ μπορεί να είναι από τους ανθρώπους που βρίσκουν το e-mail λιγότερο απειλητικό και ενδέχεται έτσι να ενθαρρυνθεί και να σε αναζητήσει ευκολότερα…
Έσω σύντομος. Το ξανάπαμε αυτό ε; Σιγουρέψου ότι θα το κάνεις…
