Στην ίδια εγκύκλιο αναφέρεται ότι τα Μητρώα Μελών και Φίλων του ΠΑΣΟΚ, πιστοποιούνται και κλείνουν την 5η Μαρτίου, ενώ θα ανοίξουν ξανά, την Κυριακή 18 Μαρτίου, τις ίδιες ώρες στις οποίες θα διεξάγεται η ψηφοφορία προκειμένου να εγγραφούν και να ψηφίσουν νέα μέλη και φίλοι, στα πλαίσια της "ανοιχτής διαδικασίας", όπως ακριβώς έγινε και το 2007.
Η εγγραφή νέων Μελών και Φίλων γίνεται με τη συμπλήρωση αίτησης εγγραφής επί της οποίας θα αποτυπώνεται η φράση: "Σύμφωνα με το άρθρο 18 του Καταστατικού τα Μέλη και οι Φίλοι του ΠΑ.ΣΟ.Κ. δε συμμετέχουν σε άλλο πολιτικό κόμμα και αποδέχονται τις αρχές και τους στόχους του Κινήματος", αναφέρεται στην εγκύκλιο του κ. Καρχιμάκη.
Στην ψηφοφορία για την εκλογή προέδρου του ΠΑΣΟΚ μπορούν να λάβουν μέρος, Έλληνες πολίτες με την αστυνομική ταυτότητα ή το διαβατήριο τους, οι πολίτες κρατών-μελών της ΕΕ με το διαβατήριό τους και μετανάστες με την άδεια παραμονής τους, ενώ όλοι οι ψηφοφόροι προκειμένου να ψηφίσουν στην εκλογή της 18ης Μαρτίου, θα καταβάλλουν το ποσό των 2 ευρώ σε καθορισμένο μέλος της Εφορευτικής Επιτροπής.
Τα Μητρώα Μελών και Φίλων, συσχετισμένα με τους εκλογικούς Καταλόγους του Υπουργείου Εσωτερικών και τον εθνικό εκλογικό αριθμό, θα αποτελέσουν ανά Νομαρχιακή Επιτροπή τη βάση των εκλογικών καταλόγων, οι οποίοι θα παραδοθούν, μέσω Νομαρχιακών Εκλογικών Επιτροπών (ΝΕΕ), στις Εφορευτικές Επιτροπές (ΕΕ) των Εκλογικών Κέντρων (ΕΚ).
Η εκλογική διαδικασία θα διεξαχθεί σε επίπεδο Δημοτικών Ενοτήτων, σε χώρους που θα επιλεγούν με ευθύνη των ΝΕ Επιτροπών, ενώ σε κάθε ΕΚ μπορούν να υπάρχουν περισσότερες από μια κάλπες. Επίσης, ο κατάλογος των εκλογικών κέντρων και των καλπών θα υποβληθεί στην Κεντρική Εκλογική Επιτροπή (ΚΕΕ) και στην Επιτροπή Καταστατικού και Πιστοποίησης (ΕΚΑΠ) του ΠΑΣΟΚ, ενώ δεν επιτρέπεται η χρησιμοποίηση μη πιστοποιημένων εκλογικών κέντρων η καλπών.
Η εκλογική διαδικασία θα υποστηριχθεί με χειρόγραφο σύστημα πιστοποιημένων εντύπων της ΕΚΑΠ και με δίκτυο ηλεκτρονικών υπολογιστών κατά Νομό, ή Περιφέρεια ή Δήμο Μητροπολιτικών Συγκροτημάτων ή Περιφερειών.
Ενστάσεις κατά των εκλογικών διαδικασιών, την ημέρα της ψηφοφορίας, υποβάλλονται πρωτοβάθμια στην ΕΕ του ΕΚ και δευτεροβάθμια στην ΕΚΑΠ.
Η ΕΚΑΠ, επίσης, με ειδική αναφορά στην κατευθυντήρια οδηγία και στον κανονισμό ψηφοφορίας, θα εξειδικεύσει την εφαρμογή των διαδικασιών στις Οργανώσεις του Εξωτερικού (Ελληνισμός της Διασποράς).
Όπως αναφέρει ο γραμματέας του Εθνικού Συμβουλίου του ΠΑΣΟΚ, σύμφωνα με το Καταστατικό του Κινήματος η ΕΚΑΠ είναι υπεύθυνη για την ενότητα των διαδικασιών και την πιστοποίηση των αποτελεσμάτων. Επιπλέον είναι αρμόδια να αποφασίζει δεσμευτικά για κάθε θέμα ερμηνείας και εφαρμογής των διατάξεων του Καταστατικού. Όλες οι διαδικασίες θα διεξαχθούν βάσει των Κατευθυντήριων Οδηγιών της ΕΚΑΠ, ενώ από σήμερα λειτουργούν υπό την εποπτεία της το Τμήμα Μητρώου και το Τμήμα Πληροφορικής, Νέων Τεχνολογιών και Διαδικτύου.
Στην εγκύκλιο του κ. Καρχιμάκη αναφέρεται ότι με απόφαση του Πολιτικού Συμβουλίου του ΠΑΣΟΚ, δημιουργήθηκε ΚΕΕ έργο της οποίας είναι η συγκρότηση ΝΕΕ και σε συνεργασία μ' αυτές, η συγκρότηση ΕΕ σε όλα τα ΕΚ. Επίσης έργο της ΚΕΕ είναι η διάταξη και ο συντονισμός όλων των μελών του ΕΣ και των Περιφερειακών Επιτροπών.
Σε ότι αφορά τις ΕΕ αυτές συγκροτούνται ανά ΕΚ με ευθύνη των ΝΕΕ, είναι επταμελείς και αποτελούνται η κάθε μια από έξι (6) μέλη των ΣΕ των ΤΟ του Δήμου, υπό την προεδρία μέλους της ΝΕΕ και με τη συμμετοχή εκπροσώπων των υποψηφίων ως παρατηρητών.
Επίσης κάθε υποψήφιος μπορεί να ορίζει έναν εκπρόσωπό του σε κάθε ΕΕ Εκλογικού Κέντρου, ενώ όπου υπάρχουν δυσλειτουργίες, την ευθύνη συγκρότησης των ΕΕ αναλαμβάνει η ΚΕΕ σε συνεννόηση με τις ΝΕΕ.
Οι ΝΕΕ κοινοποιούν τα πλήρη στοιχεία των ΕΕ στην ΚΕΕ και την Ε.ΚΑ.Π. για πιστοποίηση, τυχόν ενστάσεις για τη συγκρότηση των ΕΕ εξετάζονται από την Ε.ΚΑ.Π, ενώ η ΝΕΕ είναι υπεύθυνη και για τις επιμέρους Εφορευτικές Επιτροπές Κάλπης (ΕΕΚ) όταν πρόκειται να στηθούν περισσότερες από τρεις κάλπες ανά ΕΚ.
Στην εγκύκλιό του ο γραμματέας του Εθνικού Συμβουλίου του ΠΑΣΟΚ επισημαίνει ότι η εκλογή προέδρου του Κινήματος "δεν είναι απλά μια ακόμα εσωκομματική διαδικασία, αλλά μια διεργασία μέσα από την οποία, με κριτική στάση, οφείλουμε να αποδείξουμε ότι πέρα από πρόσωπα και μηχανισμούς, ξέρουμε σε κρίσιμες ώρες να υπερασπιζόμαστε όχι μόνο τον κομματικό φορέα μας, αλλά και την ίδια την δημοκρατική παράταξη."
Επίσης ο κ. Καρχιμάκης καλεί σε ενεργό συμμετοχή τα στελέχη του ΠΑΣΟΚ, υπενθυμίζει ότι λίγο μετά την εκλογή προέδρου, "θα βρεθούμε όλοι μαζί μπροστά στις επερχόμενες εθνικές εκλογές, στις οποίες ενωμένοι θα δώσουμε για μια ακόμα φορά τη μάχη για τη δημοκρατική παράταξη" και επισημαίνει ότι "η συμβολή όλων μας στην διεξαγωγή της εκλογής προέδρου αποτελεί προϋπόθεση για την ομαλή πορεία του Κινήματος προς τις εθνικές εκλογές".
