εποπτική αρχή της Τράπεζας της Ελλάδος .
Οι προτεινόμενες ρυθμίσεις έχουν τεθεί σε διαβούλευση και τα βασικά σημεία των προτάσεων έχουν ως εξής :
Πολιτική Διαχείρισης Παραγωγής και Είσπραξης Ασφαλίστρων (ΠΟΔΙΠΕΑ)
1. Η ΠΟΔΙΠΕΑ περιγράφει τη στρατηγική και τους στόχους που θέτει η Εταιρεία προκειμένου για την είσπραξη των Ασφαλίστρων. Αναφέρει τα μέσα που σκοπεί η Εταιρεία να χρησιμοποιήσει προκειμένου για την επίτευξη των στόχων, τον βαθμό και την ένταση με την οποία σκοπεί να τα χρησιμοποιήσει αιτιολογώντας επαρκώς τις επιλογές της.
2. Η ΠΟΔΙΠΕΑ περιγράφει τις διαδικασίες και τις πρακτικές που υιοθετεί και εφαρμόζει η Εταιρεία προκειμένου να διασφαλίζεται ότι το Ασφάλιστρο καταβάλλεται από τον λήπτη της ασφάλισης πριν την έναρξη της ασφαλιστικής κάλυψης. Αναφέρει δε και αιτιολογεί ξεχωριστά τις περιπτώσεις όπου από την σύμβαση της ασφάλισης ή τις περιστάσεις, προκύπτει διαφορετικά για την καταβολή του Ασφαλίστρου.
3. Η παροχή, σε συγκεκριμένο φυσικό ή νομικό πρόσωπο, της εντολής να εισπράττει Ασφάλιστρα στο όνομα και για λογαριασμό της Εταιρείας, περιγράφεται και αιτιολογείται επαρκώς στην ΠΟΔΙΠΕΑ. Στην περίπτωση αυτή, η ΠΟΔΙΠΕΑ περιλαμβάνει συγκεκριμένα κριτήρια καταλληλότητας του τυχόν εντολοδόχου είσπραξης, εφόσον αυτός είναι τρίτο πρόσωπο και δε συνδέεται με σύμβαση εργασίας με την εταιρεία, τα κριτήρια εκτίμησης του αξιόχρεου και της φερεγγυότητας αυτού, και τις εν γένει προϋποθέσεις υπό τις οποίες παρέχεται η εντολή είσπραξης ασφαλίστρου, όπως ενδεικτικά το ανώτατο επιτρεπόμενο προς είσπραξη ποσό Ασφαλίστρου στο πλαίσιο της προθεσμίας του άρ. 33 παρ. 3 ν.δ/τος 400/70.
4. Με ευθύνη του Υπεύθυνου Διοίκησης και Διαχείρισης, η Εταιρεία τηρεί ειδικό αρχείο, το οποίο περιλαμβάνει κατ’ ελάχιστον κάθε στοιχείο από το οποίο να προκύπτει ότι το τρίτο πρόσωπο, στο οποίο δίδεται η εντολή είσπραξης Ασφαλίστρου, πληροί τα κριτήρια καταλληλότητας, αξιόχρεου και φερεγγυότητας της παρ. 3. Τα στοιχεία αυτά παρέχονται στην Εταιρεία προς εκτίμηση με τη γραπτή συναίνεση του τρίτου προσώπου.
5. Η ΠΟΔΙΠΕΑ καθορίζει τα αρμόδια πρόσωπα, τη διαδικασία που ακολουθεί και τις ενέργειες της εταιρείας, σε περίπτωση που ο εντολοδόχος είσπραξης υπερβεί το ανώτατο επιτρεπόμενο ποσό είσπραξης ασφαλίστρου ή/και την προθεσμία του άρ. 33 παρ. 2 ν.δ/τος 400/70 για την απόδοση αυτού στην Εταιρεία.
6. Η ΠΟΔΙΠΕΑ αναφέρει τα πληροφοριακά συστήματα και τις διαδικασίες για την πληροφορική υποστήριξη και μηχανογράφηση της παραγωγής Ασφαλίστρων της Εταιρείας, αναλυτικά βάσει τουλάχιστον των στοιχείων ταυτοποίησης του λήπτη ασφάλισης, του αριθμού συμβολαίου, των ασφαλιστικών καλύψεων του χρόνου έναρξης και λήξης ισχύος του συμβολαίου και των ασφαλιστικών καλύψεων, των Ασφαλίστρων ανά ασφαλιστική κάλυψη, της Προμήθειας, του κωδικού Συνεργάτη Πρόσκτησης που διενήργησε την διαμεσολάβηση και πρόσκτηση.
7. Η Εταιρεία τηρεί ηλεκτρονικά τα στοιχεία του προηγούμενου εδαφίου για χρονικό διάστημα τουλάχιστον πέντε (5) ετών από την ημερομηνία λήξης της ασφάλισης ή πλήρους διακανονισμού της απαίτησης για αποζημίωση ή καταβολής της παροχής.
8. Η ΠΟΔΙΠΕΑ ως και κάθε τροποποίησή της κοινοποιείται στην αρμόδια υπηρεσία της Τράπεζας της Ελλάδος με επιμέλεια του Υπεύθυνου Διοίκησης, εντός δέκα (10) εργασίμων ημερών από την ημερομηνία λήψης της σχετικής απόφασης από το ΔΣ της Εταιρείας.
Άρθρο 6
Οργάνωση Είσπραξης Ασφαλίστρου
1. Η Εταιρία συντάσσει και διατηρεί ειδική κατάσταση Ασφαλίστρων, στην οποία καταγράφονται, για κάθε Ασφαλιστικό Διαμεσολαβητή ξεχωριστά, τα Ασφάλιστρα που καταβλήθηκαν από τον λήπτη της Ασφάλισης, με ξεχωριστή αναφορά του ποσού που εισπράχθηκαν από την Εταιρεία, των αναλογουσών Προμηθειών, αναλυτικά ανά αριθμό ασφαλιστηρίου συμβολαίου, ονοματεπώνυμο ασφαλισμένου, κλάδο ασφάλισης, ασφαλιστική κάλυψη, ημερομηνία έναρξης και λήξης της σύμβασης ασφάλισης.
2. Η ως άνω ειδική κατάσταση Ασφαλίστρων καθίσταται ηλεκτρονικά προσβάσιμη ή αποστέλλεται εγγράφως επί αποδείξει ή ηλεκτρονικά τουλάχιστον σε εβδομαδιαία βάση, προκειμένου να διατυπώσει τυχόν αντιρρήσεις του ο ασφαλιστικός διαμεσολαβητής.
3. Η εταιρεία τηρεί ηλεκτρονικά τις ως άνω ειδικές καταστάσεις και αναπτύσσει και χρησιμοποιεί πληροφορικά συστήματα προκειμένου για να παρακολουθεί σε συνεχή βάση την παραγωγή των ασφαλίστρων, την είσπραξή τους και την καταβολή των ανάλογων Προμηθειών στο Δίκτυο Πρόσκτησης. Η παρακολούθηση γίνεται αναλυτικά, βάσει τουλάχιστον των στοιχείων ταυτοποίησης του λήπτη ασφάλισης, του αριθμού συμβολαίου, του χρόνου έναρξης και λήξης ισχύος του συμβολαίου, των ασφαλιστικών καλύψεων, των Ασφαλίστρων ανά ασφαλιστική κάλυψη, της αντίστοιχης Προμήθειας και του κωδικού Συνεργάτη Πρόσκτησης που διενήργησε την διαμεσολάβηση και πρόσκτηση.
Άρθρο 7
Λοιπά θέματα οργάνωσης
1. Τα κάθε είδους συστήματα των Εταιρειών για την καταχώρηση αιτήσεων ασφάλισης έχουν τις απαραίτητες δικλείδες ασφαλείας, ώστε:
Α. να μην επιτρέπεται η καταχώρηση αίτησης με προγενέστερη ημερομηνία, και
Β. Ο χρόνος έναρξης της τυπικής και ουσιαστικής ισχύος του ασφαλιστηρίου συμβολαίου μόνον να ταυτίζεται με την ημερομηνία που υποβάλλεται στην Εταιρεία η αίτηση ασφάλισης ή να έπεται αυτής.
2. Οι Εταιρείες αποστέλλουν σε μηνιαία βάση, εγγράφως ή ηλεκτρονικά, τουλάχιστον βάσει στοιχείων ταυτοποίησης λήπτη ασφάλισης και αριθμού ασφαλιστηρίου συμβολαίου, αναλυτική κατάσταση προμηθειών προς τους δικαιούχους του άρ. 4 παρ. 4 ν. 1569/85.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΙΙΙ
ΑΡΧΕΙΑ ΚΑΙ ΑΝΑΦΟΡΕΣ
Άρθρο 8
Αρχείο Δικτύου Πρόσκτησης
1. Κάθε Εταιρεία τηρεί ειδικό Αρχείο Δικτύου Πρόσκτησης. Στο αρχείο αυτό τηρούνται, κατ’ ελάχιστον, οι συμβάσεις με όλους τους Συνεργάτες Πρόσκτησης, καθώς και όλα τα έγγραφα και στοιχεία για τις περιπτώσεις λήξης της συνεργασίας τους με την Εταιρεία.
2. Στην περίπτωση που στη διαδικασία πρόσκτησης ασφαλιστικών εργασιών της Εταιρείας εμπλέκονται έμμεσοι συνεργάτες, που αποτελούν είτε υπαλλήλους είτε συνεργάτες των αμέσων συνεργατών, το σχετικό αρχείο μπορεί, κατόπιν σχετικής σύμβασης εξωτερικής ανάθεσης, να τηρείται από τον άμεσο συνεργάτη.
3. Το Αρχείο Δικτύου Πρόσκτησης τηρείται από την έναρξη της συνεργασίας και τουλάχιστον μέχρι και πέντε χρόνια από την, με οποιοδήποτε τρόπο, λήξη αυτής.
4. Η έναρξη και λήξη σύμβασης ή/και συνεργασίας καταχωρείται εντός τριών (3) εργάσιμων ημερών στο Αρχείο Δικτύου Πρόσκτησης.
Άρθρο 8α
Αναφορά Παραγωγής Ασφαλίστρων και αναλογουσών προμηθειών
1. Βάσει των στοιχείων του άρ. 6 παρ. 3 της παρούσας, η Εταιρεία συντάσσει αναφορά στο τέλος κάθε τριμήνου και την υποβάλλει στην Τράπεζα της Ελλάδος εντός δέκα πέντε (15) ημερών από το τέλος του τριμήνου. Η περίοδος αναφοράς καλύπτει κάθε φορά την οικονομική χρήση από την έναρξή της μέχρι και την ημερομηνία κλεισίματος του εκάστοτε τρίμηνου.
2. Στην αναφορά της προηγούμενης παραγράφου, η Εταιρεία παραθέτει ξεχωριστά και κατά συγκρίσιμο τρόπο τα αντίστοιχα προϋπολογισμένα στοιχεία του Ετήσιου Προγράμματος Παραγωγής Ασφαλίστρων.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΙV
ΚΑΝΟΝΕΣ ΔΕΟΝΤΟΛΟΓΙΑΣ
Άρθρο 9
Κανόνες Προσυμβατικής Δεοντολογίας
1. Οι Εταιρείες διαθέτουν σε όλους τους συνεργάτες του Δικτύου Πρόσκτησης το απαραίτητο ενημερωτικό υλικό για την προβλεπόμενη στη νομοθεσία προσυμβατική ενημέρωση του ασφαλισμένου και του λήπτη της ασφάλισης σχετικά με την Εταιρεία και τα προϊόντα της, τόσο πριν από την σύναψη της σύμβασης, όσο και κατά την διάρκειά αυτής.
2. Οι Εταιρείες αναπτύσσουν διαδικασίες και βεβαιώνονται ότι το κατάλληλο υλικό παρεδόθη έγκαιρα στον ασφαλισμένο και τον λήπτη της ασφάλισης. Για το σκοπό αυτό ζητούν από τους συνεργάτες τους να λαμβάνουν την υπογραφή τους σε σχετικό έντυπο ενημέρωσης, καταχωρούν δε αντίγραφο του εγγράφου αυτού σε ειδικό ηλεκτρονικό αρχείο.
3. Πριν την παράδοση του ασφαλιστηρίου συμβολαίου, οι Εταιρείες ελέγχουν τα απαιτούμενα δικαιολογητικά του ασφαλισμένου και του λήπτη της ασφάλισης που προσήκουν στη συγκεκριμένη σύμβαση ασφάλισης, όπως ενδεικτικά τα ερωτηματολόγια του άρ. 3 παρ. 1 Ν. 2496/97, καθώς και κάθε άλλο έγγραφο που είναι αναγκαίο και επιτρέπει την ακριβή περιγραφή των χαρακτηριστικών του λήπτη ασφάλισης και του ασφαλισμένου και την ορθή εκτίμηση του αναλαμβανόμενου από εκείνες κινδύνου.
4. Κάθε έντυπο ή έγγραφο που αποδεικνύει την εκπλήρωση συμβατικής υποχρέωσης των Εταιρειών από ή προς τον ασφαλισμένο ή το λήπτη της ασφάλισης ή τρίτο δικαιούχο αποζημίωσης, φέρει συγκεκριμένη μοναδική αρίθμηση. Κατ’ ελάχιστον φέρουν αρίθμηση οι αιτήσεις ασφάλισης και έκδοσης πρόσθετων πράξεων όλων των κλάδων, οι αιτήσεις εξαγοράς, οι αποδείξεις είσπραξης Ασφαλίστρου, οι αποδείξεις καταβολής αποζημίωσης. Η Εταιρεία τηρεί ειδικό ηλεκτρονικό αρχείο για την παρακολούθηση της παράδοσης των αριθμημένων εντύπων σε λήπτη ασφάλισης ή συνεργάτη ή τρίτο και επιστροφής αυτών από τον λήπτη ασφάλισης ή συνεργάτη ή τρίτο στην εταιρεία, που επιτρέπει στην εταιρεία να γνωρίζει και να αποδεικνύει, ανά πάσα στιγμή, ποιο έντυπο και πότε παραδόθηκε από και προς συγκεκριμένο λήπτη ασφάλισης, συνεργάτη ή τρίτο.
Άρθρο 10
Λοιποί Κανόνες Δεοντολογίας
1. Η Εταιρεία παρέχει στον ασφαλισμένο, τον λήπτη της ασφάλισης και τον δικαιούχο αποζημίωσης, εντός δέκα (10) ημερών από την αίτησή του, αντίγραφα από το ηλεκτρονικό αρχείο της παρ. 4 του άρθρου 10 της παρούσας απόφασης που τηρεί, ξεχωριστά ανά ασφαλισμένο ή/και λήπτη ασφάλισης, με το ακόλουθο περιεχόμενο:
α. Πλήρη σειρά όλων των συμβολαίων που αφορούν κάθε ασφαλισμένο ή/και λήπτη ασφάλισης, καθώς και κάθε ανανέωσης, τροποποίησης, διακοπής, επαναφοράς ή/και εξαγοράς συμβολαίων και των συναφών αιτήσεων του ασφαλισμένου ή/και λήπτη της ασφάλισης, καθώς και όλων των εκδοθεισών πρόσθετων πράξεων. Από τα τηρούμενα έγγραφα και ιδίως τα συμβόλαια προκύπτει η ακριβής ημερομηνία και ώρα από την οποία ξεκινάει και στην οποία λήγει η ασφαλιστική κάλυψη.
β. Όλα τα ενυπόγραφα αποδεικτικά έγγραφα για την παραλαβή από τον ασφαλισμένο ή/και τον λήπτη της ασφάλισης των ενημερωτικών εγγράφων ή εντύπων που υποχρεούται να του παραδίδει η εταιρεία σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία.
γ. Με την επιφύλαξη όσων ειδικότερων ορίζονται στην Απόφαση ΕΠΑΘ 3/5/26-01-2012, οιαδήποτε αίτηση για καταβολή αποζημίωσης, εξαγοράς και εν γένει αίτημα αποζημίωσης ασφαλισμένου, λήπτη ασφάλισης ή τρίτου δικαιούχου αποζημίωσης, και όλα τα σχετικά με το διακανονισμό και την καταβολή της αποζημίωσης έγγραφα.
2. Για τους σκοπούς της παρούσας, οι εταιρείες τηρούν το ηλεκτρονικό Αρχείο της προηγούμενης παραγράφου για διάστημα τουλάχιστον πέντε (5) ετών από την ημερομηνία λήξης της ασφάλισης ή πλήρους διακανονισμού αξίωσης για αποζημίωση ή καταβολής της παροχής.
