«Προσπάθησε να μην είσαι συγκεχυμένη, να μη δείχνεις αντιεπαγγελματική συμπεριφορά ή ακόμα και να μην είσαι προσβλητική», συμβουλεύει η Peggy Duncan, συγγραφέως του Conquer E-mail Overload With Better Habits, Etiquette, and Outlook.
Οπότε... μην πατήσεις ακόμα την «αποστολή»! Διάβασε πρώτα τα διαδικτυακά must-know για να αποφύγεις συνηθισμένα λάθη στη δουλειά.
Κοινοποίηση
"Πότε πρέπει να χρησιμοποιώ τη γραμμή CC;"
Για να διαχωρίσεις τους ανθρώπους που πρέπει να απαντήσουν από τους παραλήπτες που απλώς θέλεις να ενημερώσεις.
Κρυφή Κοινοποίηση
"Πότε χρησιμοποιώ τη γραμμή BCC;"
Το χρησιμοποιείς όταν δε θέλεις να γνωρίζουν οι παραλήπτες πού αλλού έστειλες το ίδιο email. Ιδανικά, βάλε στο "Προς" ένα δικό σου e-mail και στο BCC όλους τους παραλήπτες.
Subject
"Τι μπαίνει στη γραμμή του θέματος;"
Γίνε όσο πιο συγκεκριμένη μπορείς. Αν λες σε κάποιον ότι άλλαξε το πρόγραμμα, γράψε εκεί «Η σημερινή συνάντηση μεταφέρθηκε στις 2 μ.μ.».
«Μπορώ να χρησιμοποιώ emoticons;»
Οι χαμογελαστές φατσούλες δεν είναι πρέπουσες. Iδανικά, μην το κάνεις στο e-mail.
Reply to All
"Πότε πατάω το απάντηση προς όλους;"
Σχεδόν ποτέ. Για να αποφύγεις να γεμίζεις με ανεπιθύμητα μηνύματα τα e-mail των άλλων, απάντησε μόνο σε όσους χρειάζονται απάντηση.
«Πότε πρέπει να στείλω ένα απαντητικό ή ευχαριστήριο e-mail;»
Άφησε να περάσουν 24 έως 48 ώρες μέχρι να απαντήσεις, αλλά μην ντραπείς να πάρεις τηλέφωνο – ειδικά αν είναι επείγον!
